Cách viết email bằng tiếng Anh Kỹ năng cần thiết và hướng dẫn chi tiết

I. Giới thiệu về việc viết email bằng tiếng Anh

Viết email là một kỹ năng quan trọng không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày. Việc viết email bằng tiếng Anh đặc biệt quan trọng, đặc biệt khi bạn giao tiếp với những người nói tiếng Anh là ngôn ngữ chính. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách viết email bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

II. Vai trò của việc viết email bằng tiếng Anh

Việc viết email bằng tiếng Anh có nhiều vai trò quan trọng trong cuộc sống cá nhân và công việc. Dưới đây là một số trường hợp mà việc viết email bằng tiếng Anh trở nên cần thiết:

1. Gửi email xin việc (Job application emails)

Khi bạn muốn xin việc hoặc gửi đơn xin việc qua email, việc viết một email bằng tiếng Anh chính xác và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng. Bạn cần trình bày thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc và lý do mong muốn vào công ty đó một cách rõ ràng và thuyết phục.

Ví dụ:

Subject: Job Application – Marketing Manager Position

Dear Hiring Manager,

I am writing to apply for the position of Marketing Manager at XYZ Company. I have over five years of experience in digital marketing and a proven track record of successfully implementing marketing strategies that drive results.

During my previous role as a Marketing Specialist at ABC Company, I led a team of marketers and increased website traffic by 50% within six months. I am confident that my skills and expertise make me a strong candidate for this position.

Thank you for considering my application. I have attached my resume for your review. I look forward to the opportunity to discuss how my qualifications align with the needs of XYZ Company.

Sincerely, [Your Name]

2. Gửi email làm việc và liên lạc với đồng nghiệp (Work-related emails and communication)

Trong môi trường làm việc, việc giao tiếp qua email là phổ biến và cần thiết. Viết email bằng tiếng Anh trong các tình huống như yêu cầu thông tin, chia sẻ tài liệu, mời tham gia cuộc họp, hoặc báo cáo công việc giúp bạn truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng và chính xác.

Ví dụ:

Subject: Meeting Request – Project Update

Dear [Colleague’s Name],

I hope this email finds you well. I wanted to schedule a meeting with you to discuss the latest updates on our ongoing project.

Based on our timeline, I suggest we meet next week on Tuesday or Thursday. Please let me know your availability during those days, and we can finalize a time that works for both of us.

In preparation for the meeting, please review the attached project report. If you have any specific topics or questions you would like to address, feel free to mention them beforehand.

Looking forward to our discussion and working together to ensure the success of the project.

Best regards, [Your Name]

III. Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Để viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn cần tuân thủ một số quy tắc và nguyên tắc

>>> Xem thêm: Cách viết email xin việc – Viết email gửi CV – Hướng dẫn viết email xin việc

 1. Chọn tiêu đề email phù hợp (Choosing an appropriate email subject)

Tiêu đề của email là điểm bắt đầu quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Hãy viết tiêu đề ngắn gọn, mô tả rõ ràng nội dung chính của email và tránh sử dụng từ ngữ quá thông tục hoặc quá hình thức.

Ví dụ tiêu đề email:

• “Request for Meeting – Marketing Strategy Discussion”
• “Job Application – Senior Graphic Designer Position”
• “Follow-up on the Sales Proposal”

2. Sử dụng câu chào thích hợp (Using appropriate greetings)

Cách bạn chào đối tác qua email cũng rất quan trọng. Dựa vào mối quan hệ với người nhận, bạn có thể sử dụng các lời chào như “Dear Mr./Ms.”, “Hello”, hoặc “Hi”. Tránh sử dụng những lời chào không chuyên nghiệp hoặc quá thân mật.

Ví dụ lời chào:

• “Dear Mr. Smith,”
• “Hello Team,”
• “Hi Jane,”

3. Bắt đầu với một câu giới thiệu (Starting with an introduction sentence)

Sau lời chào, bạn nên viết một câu giới thiệu ngắn gọn để cho người nhận biết lý do bạn gửi email và mục đích chính của nó. Điều này giúp người nhận dễ dàng hiểu vấn đề và tạo sự liên kết từ đầu.

Ví dụ câu giới thiệu:

• “I hope this email finds you well. I am writing to follow up on our previous discussion regarding the new project.”
• “Thank you for your prompt response. I am emailing you today to provide further information about the upcoming event.”

4. Trình bày nội dung chính rõ ràng và cố gắng ngắn gọn (Presenting the main content clearly and concisely)

Khi viết email, hãy trình bày nội dung chính một cách rõ ràng và logic. Sắp xếp các ý kiến ​​và thông tin theo thứ tự hợp lý và sử dụng câu văn ngắn gọn để giữ cho email dễ đọc và dễ hiểu.

Ví dụ:

• “Regarding the marketing campaign, I would like to propose a few key strategies that can help us increase brand awareness and reach a wider audience. Firstly, we should invest more in social media advertising to target our desired demographic…”

5. Kết thúc email một cách lịch sự và cung cấp lời chào cuối (Ending the email politely and providing a closing)

Cuối email, hãy sử dụng một biểu thức lịch sự như “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” kết hợp với tên của bạn. Điều này thể hiện lòng biết ơn và sự tôn trọng đối với người nhận.

Ví dụ lời chào cuối:

• “Best regards, [Your Name]”
• “Sincerely, [Your Name]”
• “Thank you, [Your Name]”

IV. Lợi ích và bất lợi của việc viết email bằng tiếng Anh

Lợi ích:

1. Giao tiếp một cách chuyên nghiệp với đối tác quốc tế.
2. Mở rộng khả năng giao tiếp và mạng lưới liên kết.
3. Tiếp cận thông tin và tài liệu tiếng Anh một cách thuận tiện.
4. Tạo ấn tượng tích cực trong công việc và cuộcộng đồng quốc tế.
5. Tăng cơ hội nghề nghiệp và mở rộng phạm vi công việc.

Bất lợi:

1. Khả năng gặp khó khăn trong việc diễn đạt ý kiến và ý tưởng một cách chính xác và chi tiết.
2. Rủi ro gây hiểu nhầm do sử dụng sai ngữ pháp hoặc từ vựng không chính xác.
3. Thời gian và công sức để nắm bắt và sử dụng tiếng Anh hiệu quả.
4. Sự căng thẳng và lo lắng về việc viết không trôi chảy và tự tin trong việc giao tiếp bằng tiếng Anh.

V. Cách viết email bằng tiếng Anh (How to write an email in English)

Để viết email bằng tiếng Anh một cách hiệu quả, hãy tuân thủ theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích của email Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định rõ mục tiêu của email và thông điệp cần truyền đạt. Điều này giúp bạn tổ chức và trình bày nội dung một cách logic và rõ ràng.

Bước 2: Tìm hiểu về văn phong và ngữ cảnh Nghiên cứu về văn phong và ngữ cảnh của người bạn gửi email để biết cách viết một cách phù hợp. Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và tránh sử dụng các thuật ngữ quá phức tạp hoặc không phù hợp.

Bước 3: Viết tiêu đề hấp dẫn Chọn một tiêu đề ngắn gọn, mô tả rõ nội dung chính của email để thu hút sự chú ý của người nhận.

Bước 4: Bắt đầu với lời chào thích hợp Sử dụng lời chào như “Dear Mr./Ms.”, “Hello”, hoặc “Hi” kèm theo tên người nhận. Điều này tạo sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

Bước 5: Trình bày nội dung một cách rõ ràng và logic Sắp xếp thông tin một cách có tổ chức, sử dụng câu văn ngắn gọn và trình bày ý kiến ​​một cách rõ ràng và logic. Đặt các câu văn quan trọng và chi tiết vào các đoạn riêng biệt để dễ đọc.

Bước 6: Sử dụng ngôn từ chính xác và lịch sự Sử dụng từ vựng và ngữ pháp chính xác để diễn đạt ý kiến ​​và ý tưởng. Đồng thời, hãy luôn lịch sự và tôn trọng trong cách diễn đạt.

Bước 7: Kết thúc email một cách lịch sự và cung cấp lời chào cuối Kết thúc email bằng cách sử dụng một biểu thức lịch sự như “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” kết hợp với tên của bạn.

Bước 8: Kiểm tra lại và chỉnh sửa Trước khi gửgửi email, hãy đọc lại toàn bộ nội dung và sửa chữa các lỗi ngữ pháp và chính tả. Đảm bảo rằng email của bạn truyền tải đúng thông điệp mà bạn muốn gửi.

Bước 9: Chăm sóc và theo dõi Sau khi gửi email, hãy theo dõi để đảm bảo rằng bạn đã nhận được phản hồi hoặc tiếp tục theo dõi tiến trình công việc. Đối với các email quan trọng, cân nhắc gửi thêm một lời nhắc hoặc yêu cầu xác nhận.

VI. Ví dụ về email bằng tiếng Anh (Example of an email in English)

Dưới đây là một ví dụ về cách viết email bằng tiếng Anh khi bạn muốn đặt cuộc họp với một đối tác:

Subject: Meeting Request – Project Collaboration

Dear [Tên đối tác],

I hope this email finds you well. I am writing to request a meeting with you to discuss a potential collaboration opportunity between our companies.

I have reviewed your company’s profile and I believe there could be a synergy that would benefit both parties. I would like to explore the possibility of working together on an upcoming project.

I suggest scheduling a meeting at your convenience, either in person or via video conference. Please let me know your availability for the next week, and we can arrange a suitable time. Additionally, if there are any specific topics or questions you would like to address during the meeting, please feel free to mention them.

I look forward to the opportunity to discuss this collaboration further and explore how we can mutually benefit from working together.

Thank you for your attention to this matter. I anticipate your prompt response.

Best regards, [Tên của bạn]

VII. Tổng kết

Viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc và hướng dẫn nêu trên, bạn có thể viết email bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Hãy luyện tập và cải thiện kỹ năng này để giao tiếp một cách tự tin và hiệu quả với người khác bằng tiếng Anh.

FAQ về những cách viết email bằng tiếng Anh

Câu hỏi 1: Cần lưu ý gì khi viết email bằng tiếng Anh?

Đáp án: Khi viết email bằng tiếng Anh, cần lưu ý một số điểm quan trọng như tuân thủ ngữ pháp và chính tả đúng, sử dụng ngôn từ lịch sự và chuyên nghiệp, xác định rõ mục đích của email để trình bày thông điệp một cách rõ ràng, sử dụng cấu trúc câu đơn giản và tránh việc sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp, cũng như kiểm tra lại email trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.

Câu hỏi 2: Làm thế nào để bắt đầu một email bằng tiếng Anh?

Đáp án: Để bắt đầu một email bằng tiếng Anh, bạn có thể sử dụng các cụm từ thông dụng như “Dear [Tên người nhận],” hoặc “Hello [Tên người nhận],” để chào hỏi người nhận. Nếu bạn không biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng cụm từ “To whom it may concern,”. Sau đó, tiếp tục với câu chào như “I hope this email finds you well,” hoặc “I trust this email finds you well,”.

Câu hỏi 3: Cách viết thân email làm sao để truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng?

Đáp án: Để truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng trong email, nên sử dụng câu văn ngắn gọn và không phức tạp. Bạn nên diễn đạt ý của mình một cách trực tiếp và rõ ràng, sử dụng các từ ngữ mạnh mẽ như “I suggest,” hoặc “I recommend,”. Đồng thời, bạn cũng nên cung cấp các ví dụ hoặc thông tin bổ sung để minh họa ý kiến của mình.

Câu hỏi 4: Cần lưu ý gì khi kết thúc một email bằng tiếng Anh?

Đáp án: Khi kết thúc một email bằng tiếng Anh, bạn có thể sử dụng các cụm từ như “Thank you for your attention,” hoặc “I look forward to hearing from you soon,” để biểu thị lòng biết ơn và mong muốn nhận phản hồi từ người nhận. Đừng quên ký tên của bạn dưới dòng kết thúc bằng cách sử dụng “Best regards,” hoặc “Sincerely,” trước khi ghi tên của bạn.

Câu hỏi 5: Làm thế nào để kiểm tra email trước khi gửi đi?

Đáp án: Trước khi gửi email, nên kiểm tra lại một số yếu tố quan trọng như lỗi chính tả và ngữ pháp. Bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra lỗi chính tả như Microsoft Word hoặc Grammarly để giúp phát hiện và sửa lỗi. Ngoài ra, đọc lại email một lần nữa để đảm bảo thông điệp của bạn được trình bày một cách rõ ràng và logic. Điều này giúp tránh những hiểu lầm và tăng khả năng

Kính gửi quý khách hàng,

Chúng tôi, Công ty Tùng Phát, xin trân trọng giới thiệu đến quý khách gói dịch vụ email chuyên nghiệp và tiện ích của chúng tôi. Với gói dịch vụ email Tùng Phát, quý khách sẽ được trải nghiệm một hệ thống email hiệu quả, đáng tin cậy và bảo mật cao.

Dịch vụ email Tùng Phát cung cấp các tính năng tiện ích như gửi và nhận email tốc độ cao, quản lý hộp thư thông minh, lưu trữ không giới hạn, và bộ lọc Spam chất lượng. Quý khách cũng sẽ nhận được hỗ trợ kỹ thuật 24/7 từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.

Nếu quý khách quan tâm và muốn tận dụng gói dịch vụ email Tùng Phát, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại hotline: 0902.313.677 để biết thêm chi tiết và nhận tư vấn miễn phí từ đội ngũ chúng tôi.

Chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm và ủng hộ từ phía quý khách. Xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng, Công ty Tùng Phát