Hướng dẫn sử dụng Outlook cho người mới bắt đầu đạt hiệu quả

Bài viết này Tùng Phát sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Outlook cho người mới trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows hay MacOS.

Có nhiều phiên bản Outlook khác nhau. Tuy nhiên bạn có thể sử dụng cho cách này cho các phiên bản mới từ 2019 cho tới 2021.

1. Outlook là gì? Những đặc điểm của email Outlook

1.1 Outlook là gì?

Outlook là dịch vụ email của hãng công nghệ Microsoft. Đây là 1 trong số những ứng dụng trong bộ văn phòng được sử dụng thường xuyên. Từ ừng dụng này người ta có thể quản lý các thư điện tử, tạo lịch hay lên những ghi chú cần thiết…

1.2 Đặc điểm

  • Giao diện được thiết kế để thuận tiện cho người sử dụng.
  • Có khả năng sắp xếp, phân bổ các email, danh bạ, lịch, những tác vụ và danh sác công việc cần làm.
  • Có khả năng lưu trữ nhiều email và các ghi chú về mỗi email nhờ bộ nhớ lớn.
  • Có thể luân chuyển các email thành những lịch hẹn.

Xem thêm: Phần Mềm Mailchimp – Hướng dẫn sử dụng cho người mới bắt đầu

2. Hướng dẫn sử dụng Outlook cho người mới bắt đầu

2.1 Thêm tài khoản Outlook

Tại giao diện của phần mềm nhấn File > Chọn Add Account để thêm tài khoản vào. Kế tiếp điền email muốn thêm và nhấn Connect > Điền lại email muốn thêm và nhấn Next Điền mật khẩu > Cho phép phần mềm sử dụng các quyền được yêu cầu > Chọn Done.

Các bước chi tiết

Bước 1: Tại giao diện chính của phần mềm chọn vào File.

chọn vào File
Chọn vào File

Bước 2: Giao diện kế tiếp bạn chọn Add Account để thêm tài khoản.

chọn Add Account
Chọn Add Account

Bước 3: Hộp thoại yêu cầu kế nối email hiện ra, bạn hãy điền thông tin email muốn thêm và chọn Connect.

điền thông tin email muốn thêm và chọn Connect - hướng dẫn sử dụng outlook
Điền thông tin email muốn thêm và chọn Connect.

Bước 4: Tiếp tục điền lại email muốn thêm và chọn Next.

điền lại email muốn thêm và chọn Next - hướng dẫn sử dụng outlook
Điền lại email muốn thêm và chọn Next.

Bước 5:Nhập mật khẩu email để đăng nhập và kết nối với outlook.

mật khẩu email để đăng nhập
Điền mật khẩu email để đăng nhập

Bước 6: Cuối cùng bạn cấp quyền phần mềm sử dụng các quyền được yêu cầu.

cấp quyền phần mềm sử dụng các quyền được yêu cầu - hướng dẫn sử dụng outlook
Cấp quyền phần mềm sử dụng các quyền được yêu cầu.

Bước 7: Chọn done và hoàn thành các bước

Chọn done và hoàn thành
Chọn done và hoàn thành

Sau khi hoàn thành, tại màn hình chính phía góc bên trái sẽ xuất hiện email mà bạn đã thêm vào.

Góc bên phải có email mà bạn đã thêm vào - hướng dẫn sử dụng outlook
Góc bên phải có email mà bạn đã thêm vào

2. Cách tạo, gửi một email mới

Bước 1: Chọn vào nút New Email tại màn hình màn hình chính ứng dụng ở góc trên trái màn hình

Chọn vào nút New Email
Chọn vào nút New Email

Bước 2: Tại tab Message thì ở bên dưới sẽ có các tác vụ như chọn kiểu chữ, cỡ chữ và tính năng căn chỉnh giữa,…

Có nhiều tính năng như chọn kiểu chữ, cỡ chữ...
Có nhiều tính năng như chọn kiểu chữ, cỡ chữ…

Điền các thông tin về người gửi, tiêu đề, nội dung và sau đó nhấn gửi.

Điền thông tin trên email để gửi - hướng dẫn sử dụng outlook
Điền thông tin trên email để gửi

Xem thêm: Top 10 Phần Mềm Kiểm Tra Email Tồn Tại Miễn Phí Tốt Nhất

3. Cách thêm và lưu các tập tin đính kèm

Bước 1: Để thêm tập tin đính kèm vào email, bạn nhấp chọn vào Attach file và chọn file bạn muốn đính kèm.

Thêm các tập tin đính kèm - hướng dẫn sử dụng outlook
Thêm các tập tin đính kèm

Bước 2: Để sao lưu các tập tin đính kèm, bạn hãy nhấn chuột phải vào các tệp đính kèm sau đó Chọn Save as.

Chọn save as để sao lưu
Chọn save as để sao lưu

Kế tiếp, Bạn chọn thư mục lưu file và Nhấn Save.

 chọn thư mục lưu file và Nhấn Save.
Chọn thư mục lưu file và Nhấn Save.

Xem thêm: Top 10 dịch vụ email marketing tốt nhất năm 2021

4. Cách tạo một cuộc hẹn trong lịch và đặt lời nhắc khi đến hẹn

Hướng dẫn đơn giản: Nhấn vào biểu tượng lịch trong giao diện chính > Chọn chuột phải vào ngày mà bạn muốn tạo cuộc hẹn > Chọn vào New Appointment > nhập Chủ đề và thời gian cuộc hẹn > Nhấn Save & Close.

Các bước chi tiết

Bước 1: Để tạo lịch hẹn trong Outlook, bạn vào biểu tượng lịch ở góc phải bên dưới giao diện. Sau đó nhấn vào biểu tượng lịch.

nhấn vào biểu tượng lịch
Nhấn vào biểu tượng lịch

Bước 2: Nhấp chuột phải vào ngày mà bạn muốn tạo cuộc hẹn. Sau đó Chọn New Appointment.

Chọn New Appointment -  Chọn New Appointment.
Chọn ngày và nhấn New Appointment.

Kế tiếp bạn hãy nhập chủ đề và thời gian cuộc hẹn. Sau đó Nhấn Save & Close.

nhập chủ đề và thời gian cuộc hẹn. Sau đó Nhấn Save & Close.
Nhập chủ đề và thời gian cuộc hẹn. Sau đó Nhấn Save & Close.

Sau khi tạo cuộc hẹn thành công bạn có giao diện như thế này

Sau khi xếp lịch hẹn thành công
Sau khi xếp lịch hẹn thành công

5. Cách lấy các danh sách liên hệ trong Outlook

Hướng dẫn đơn giản

  • Nhấp chọn File >nhấn Open & Export > Chọn vào Import/Export > chọn mục Export to a file > Chọn Comma Separated Values > Chọn Contacts (Danh bạ) để truy xuất file danh bạ sau đó chọn Next.
  • Mục Browse là nơi lưu trữ các file được truy xuất > Sau đó chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho file > Nhấn OK > Tiếp tục Nhấn Next > Cuối cùng Nhấn Finish hoàn tất.

Các bước chi tiết

Bước 1: Nhấn vào File trên ứng dụng Outlook.

Nhấn vào File trên ứng dụng Outlook.
Nhấn vào File trên ứng dụng Outlook.

Bước 2: Sau đó bạn chọn Open & Export . Kế tiếp Chọn Import/Export.

Chọn Import/Export.
Chọn Import/Export.

Bước 3: Tại thu mục này bạn chọn mục Export to a file.

bạn chọn mục Export to a file
Bạn chọn mục Export to a file

Bước 4: Kế tiếp Bạn chọn vào mục Comma Separated Values.

chọn vào mục Comma Separated Values
Chọn vào mục Comma Separated Values

Bước 5: Sau khi phần mềm yêu cầu chọn thư mục để truy xuất file, bạn chọn Contacts (Danh bạ) sau đó xuất file và chọn Next.

Chọn contact danh ba và next
Chọn contact danh ba và next

Bước 6: Nhấn vào Browse để chọn nơi lưu trữ file được xuất.

Nhấn vào Browse để chọn nơi lưu trữ file được xuất
Nhấn vào Browse để chọn nơi lưu trữ file được xuất

Bước 7: Kế tiếp bạn hãy chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho file. Sau đó nhấn OK.

chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho file. Sau đó nhấn OK - hướng dẫn sử dụng outlook
Chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho file. Sau đó nhấn OK

Bước 8: Kế tiếp bạn chỉ cần chọn next để tiếp tục sao lưu.

chọn next để tiếp tục sao lưu
Chọn next để tiếp tục sao lưu

Bước 9: Cuối cùng là chọn Finish để hoàn thành

Nhấn Finish và hoàn thành - hướng dẫn sử dụng outlook
Nhấn Finish và hoàn thành

Xem thêm: Email marketing là gì ? Những lợi ích nên sử dụng email marketing

Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng outlook cho người mới bắt đầu sử dụng mà Tùng Phát muốn gửi đến các bạn. Hy vọng qua bài viết trên đây bạn có thể sử dụng cho mình được ứng dụng này một các tốt nhất nhé. Bạn đang cần dịch vụ Email marketing hãy liên hệ ngay với Tùng Phát qua hotline

hotline công ty Tùng Phát
hotline công ty Tùng Phát
4.8/5 - (5 bình chọn)

Tùng Phát – Công ty Marketing Online sẽ cùng bạn xây dựng chiến lược marketing hiệu quả

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

King Social(Vua Tương Tác Social)
Tăng Triệu View 30s

Đăng Ký Nhận Tin
Nhận Coupon Giảm Giá 50 - 70%

Phản hồi mới nhất