Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP hiệu quả cho doanh nghiệp

Bạn đang cần tìm bài viết hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp ?

ERP không đơn thuần chỉ là công nghệ mà nó còn là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp.

Ở Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP, thậm chí là bỏ ra một lượng chi phí lớn để sử dụng những phần mềm của các nhà cung cấp nước ngoài. Nhưng hiệu quả và lợi ích mang lại thì không tương ứng với số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra.

Để tránh gặp phải những khó khăn trong quá trình triển khai thì doanh nghiệp nên có những kế hoạch cụ thể đế kết hợp phần mềm ERP trong việc phát triển doanh nghiệp .

Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP mang lại hiệu quả

Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP không chỉ dừng lại ở việc cài đặt phần mềm và làm theo hướng dẫn trong hướng dẫn sử dụng. Các doanh nghiệp nếu không tận dụng tối đa được khả năng của hệ thống ERP sẽ lãng phí cơ hội cải thiện khả năng xử lý, báo cáo và thống kê dữ liệu chính xác.

Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp

Làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm phù hợp? Và trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần phải nắm được các thông tin dưới đây:

• Thấu hiểu được quy trình quản lý và nhu cầu của các bộ phận đặt trong tổng thể chung
• Tìm hiểu một vài đơn vị cung ứng phần mềm trên thị trường
• Nhận tư vấn giải pháp và demo sản phẩm
• Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình sau khi đã so sánh tương quan về sản phẩm, giá cả, dịch vụ đi kèm

Hiểu rõ về ưu điểm và khó khăn có thể gặp phải trong triển khai

Khi đã lựa chọn xong nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ được cung cấp đầy đủ các thông tin về lợi ích, hạn chế, thời gian triển khai, cài đặt và hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình này, doanh nghiệp cũng cần phải chủ động tìm hiểu để nắm rõ vai trò của phần mềm ERP, tại sao phải sử dụng phần mềm ERP. Bởi chỉ có hiểu biết tường tận rõ sự việc mới có thể khiến hệ thống ERP phát huy được tối đa lợi ích của chúng.

Tái cấu trúc, sắp xếp lại bộ máy và quy trình làm việc

Doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ xem liệu bộ máy làm việc trong doanh nghiệp đã tối ưu hay chưa, có cần phải điều chỉnh về nhân sự gì hay không? Quy trình làm việc đã đạt chuẩn chưa. Kết hợp với ERP thì có được hiệu quả tối đa hay không.

Việc bạn xem xét các yếu tố chưa đáp ứng đủ và điều chỉnh sẽ tối ưu hóa hiệu quả của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

Và sau khi xem xét doanh nghiệp cũng phải chuẩn hóa lại toàn bộ quy trình dữ liệu. Vì bước đầu tiên đúng thì các bước sau mới đúng được. Nếu từ đầu bạn nhập sai dữ liệu thì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống, làm mất đi hiệu quả vốn có của phần mềm ERP.

Chạy thử

Trước khi đưa phần mềm ERP vào hoạt động chính thức, thì quá trình chạy thử là không thể thiếu được. Quá trình này giúp kiểm tra xem các tính năng có chạy đúng với các số liệu trước đó hay không. Các chỉnh sửa, bổ sung mới có phù hợp với các thành phần khác của hệ thống không.

Việc chạy thử cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được tính tiện lợi và ổn định của hệ thống ERP. Qua đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa những rắc rối có thể phát sinh về sau này.

Đề xuất cải tiến và phát triển ERP liên tục

Phần mềm ERP vốn không phải là một hệ thống tĩnh. Nếu trong quá trình sử dụng, cảm thấy không phù hợp thì doanh nghiệp có thể hoàn toàn tùy chỉnh, cải tiến để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu tại thời điểm đó cũng như đáp ứng được các thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai, phù hợp hơn với chính sách và quy định của Nhà nước.

Đào tạo nhân viên

Lãnh đạo doanh nghiệp là người đưa ra các quyết định nhưng chính đội ngũ nhân viên mới là người triển khai và đem đến thành công chính cho hệ thống phần mềm ERP. Chính vì vậy mà quá trình đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho những người trực tiếp sử dụng phần mềm là điều rất quan trọng để hệ thống phần mềm ERP được phát tối đa hiệu quả của chúng.

Với các cách sử dụng phần mềm ERP đúng đắn, doanh nghiệp sẽ triển khai phần mềm một cách hiệu quả hơn, đem đến thành công cho doanh nghiệp sau này.